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Temps de lecture: 23 mn environ
Illustration par Fanny Lamouroux

Vous organisez votre premier événement digital mais vous ne savez pas par où commencer ?

Vous avez du mal à engager vos participants ?

Nous sommes passés par là !

Voici notre guide complet pour vous permettre d’organiser votre propre événement digital réussi, étape par étape.

Vous y retrouverez également les erreurs à éviter et les enseignements que nous avons tirés de l’organisation de notre propre événement en interne.

Avant toute chose, il faut bien définir ce qu’est un événement digital.

Qu’est-ce qu’un événement digital ?

La question peut sembler simple.

Cependant, contrairement à ce que l’on peut penser, un événement digital ne reprend pas les codes d’un événement physique en utilisant les outils digitaux.

Organiser un évènement en distanciel, c’est avant tout le penser digital.

Un évènement digital peut prendre plusieurs formes, pour ne nommer que les principales :

  • Webinar
  • Conférence en ligne
  • Table ronde
  • Interview
  • Formation

Pourquoi créer votre événement digital ?

L’heure est à la différenciation, ces derniers temps un bon nombre de webinars ou autres événements digital ont fleuri.

Créer un événement digital ne déroge pas à la règle des événements classiques, il demande une réelle stratégie. Se pencher sur le “pourquoi” permet de planifier tout le déroulé de l’événement.

Garantie pas d’annulation

Et oui, avec la COVID, les événements physiques sont incertains. Créer un événement à distance permet d’empêcher son annulation.

Toucher plus de personnes

Au-delà, de la situation actuelle, organiser votre propre évènement digital vous permettra d’agrandir votre scope de personnes qui n’auraient pas été touchées par un évènement physique. Si vous avez un événement sur Paris, les gens en province n’auront peut-être pas la volonté de se déplacer le temps d’une soirée.

Pouvoir y assister du confort de chez soi économise du temps de trajet et profite à l’écologie.

Evénement plus green et écoresponsable

Qui dit pas de déplacement, dit empreinte carbone réduite. Un événement digital réduit drastiquement le dégagement de CO2.

L’exemple Besight :

Vous cherchez l’inspiration ? Nous avons organisé récemment un évènement digital conçu spécialement pour nos clients avec le thème “Construisons ensemble le monde de demain”.

Cet événement d’une heure et demi comprenait :

  • l’envoi d’une box surprise personnalisée avec notamment une bouteille de vin
  • une rétrospective de notre année 2020 ainsi que nos engagements pour 2021
  • une initiation à l’oenologie avec un spécialiste de la biodynamie
  • un networking en petits groupes

Comment créer votre événement interactif et engageant ?

Il faut garder à l’esprit qu’un événement digital commence bien avant la date de l’événement. Voici une checklist (reprise dans le kit) pour vous organiser au mieux.

Avant l’événement :

  • Déterminer le fil rouge de l’événement : le pourquoi
  • Déterminer qui va parler, répartir le temps de parole entre un expert, animateur et un modérateur pour tous les problèmes techniques.
  • Assurez-vous que vous avez du matériel qui fonctionne : bonne luminosité, son clair, vidéo de qualité
  • Entraînez-vous, ne pas voir la tête des participants peut être perturbant
  • Créer une landing page avec formulaire d’inscription : nom, prénom et adresse mail
  • Création mail de confirmation d’inscription avec le lien vers la visio
  • Envoi mails de rappels : 1 semaine, 1 jour, 1 heure et 5 minutes avant l’événement

Pendant l’événement :

  • Les problèmes techniques existent, le tout c’est de savoir réagir rapidement et calmement
  • N’oubliez pas d’enregistrer l’événement

Après l’événement :

  • Envoi d’un questionnaire de satisfaction
  • Envoi du replay pour les personnes qui n’ont pas pu être là
  • Partager sur les canaux de communication qui vous semblent pertinents

L’exemple Besight :

Quelques erreurs que nous avons commises :

  • Droit à l’image, nous avons enregistré notre événement et pour pouvoir le diffuser sur notre réseaux sociaux ou encore sur le site internet, nous avions besoin de l’accord des participants. Ayant oublié de l’inclure dans le formulaire d’inscription, nous avons dû envoyer un mail après l’événement, retardant la sortie de la vidéo.
  • Demander l’adresse postale des participants après leur inscription : un premier formulaire d’inscription devait être rempli et ensuite les participants devaient remplir leur adresse postale dans un mail que nous leur avons envoyé par la suite. Nous avons perdu du temps dans la préparation de l’événement à devoir en appeler certains qui s’étaient inscrits mais dont nous ne disposions pas de l’adresse pour l’envoi de la box
  • Choisir l’outil tard et donc envoyer le lien relativement tard une semaine : pour cette événement, nous avons utilisé zoom. Les participants nous ont réclamé le lien relativement tôt. Si nous avions choisi l’outil en amont, nous aurions pu l’envoyer en même temps que leur confirmation de participation.
  • Manque d’homogénéité image et son des animateurs : les retours du questionnaire de satisfaction ont été très positifs et nous avons pu profiter des retours critiques. Nous étions 5 animateurs avec chacun un casque différent, donc une qualité de son et un volume différent. De même, afin de mieux identifier les animateurs, il aurait fallu avoir un fond d’écran identique siglé Besight.

 

Les clés de réussite d’un événement digital ?

Le saviez-vous ? Selon une étude Livestorm, 50% des gens qui s’inscrivent à un évènement y assistent vraiment, cela comprend le direct mais également le replay.

Comme énoncé en début d’article, les codes des événements digitaux sont différents d’un événement en présentiel.

Les évènements distanciels ont tendance à être moins conviviaux.

Il est donc particulièrement important de remettre l’expérience au cœur de son organisation.

Concept fort

Un fil rouge précis permet de prendre un certain recul et ainsi de dérouler l’événement de manière simplifiée. Il faut être beaucoup plus impactant dans ces propos lors d’un événement digital. Nous conseillons qu’il soit moins long qu’un événement classique.

Story-telling

On revient sur le pourquoi. Susciter des émotions fortes vous permettra de rester dans la tête des gens sur du plus ou moins long terme. Humaniser l’événement, par la mise en avant d’expériences personnelles, par exemple. Ne pas avoir peur de parler de soi.

Interactivité

12 minutes, c’est le temps de concentration moyen pour une personne derrière un écran.

Il est d’autant plus facile de prendre son téléphone pour faire autre chose lorsque l’on est assis derrière son écran et pas dans la pièce avec tout le monde.

Favoriser les événements avec au moins deux speakers, un expert du sujet et un animateur. Cela permettra de renforcer la dynamique et d’éviter de tomber dans un long monologue.

Événement Besight :

75% de taux d’engagement avec un taux d’absentéisme non justifié de nos clients nul.

Taux de satisfaction très élevé suite à l’envoi du questionnaire.

Nous avons évalués les retombées à ⅓ de nos clients qui repasseront commande dans l’année grâce à cet événement plutôt que de passer par un concurrent.

Un rétroplanning a été utilisé pour l’organisation de notre événement. Nous l’avons amélioré suite aux retours de nos clients ainsi que ceux de l’équipe.

Nous partageons donc aujourd’hui ce kit qui contient toutes nos bonnes pratiques, afin de vous faire gagner du temps dans la création de vos prochains événements digitaux.

L’autrice :

Chloé Midy
Responsable Marketing & Communication
 

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